用户在填写文档类型的属性时，系统能够根据用户需要对文档进行自动编号，如合同文档可以定义文档编号为：合作单位+时间+合同序号，系统根据用户的定义自动生成文档编号，方便用户在需要时精确查询到需要的文档。

CURL （Content URL）是TrueDM知识管理软件特有的一种链接，每个上传到系统里的文档都会被自动分配一个CURL。用户可以通过这个CURL直接找到相对应的文档。无论文档经过几次修改，该文档的CURL始终指向最新版本。文档所有者还可以在文档的安全性里面设置匿名访问形式，便于让非TrueDM用户也能通过点击CURL的方式来访问该文档。

用户可以将CURL做为传递知识的手段，所有的文档存放在知识库，不再需要通过邮件附件来转发文档，能够很好地对文档的版本进行管理，也可以有效地减少网络上的文档传输量，并保证文档的安全查看。

TrueDM知识管理系统为用户提供了主动获取知识的便捷方式。用户可对自己所关心的文档进行订阅，当其他组员对被订阅的文档有任何新的贡献时，系统会自动发出通知。

TrueDM提供多种搜索手段，对文档进行模糊查询、精确查询、索引卡查询。
TrueDM知识管理软件的搜索结果可以根据企业需求定制多种显示形式：

1. Google快照的方式显示 – 便于根据内容快速定位
2. 基于访问控制的文档列表 – 安全查询
   检索功能和权限设置严谨挂钩，检索结果和用户权限匹配，对没有阅读权限的文档即使文档存在也搜索不出。
3. 带有部分访问控制的检索 – 便于知识借阅
   检索结果显示所有相关的文档，但是没有相关阅读权限，即使知道文档的存在也打开不了文档。

TrueDM还人性化地提供了自定义搜索功能，在用户上传文件时进行分门别类，诸如销售合同、财务报表、研究报告、客服等多种属性，在精确查找的结果上力求精益求精。

TrueDM知识管理软件在每个工作协作区创建特定的智能文件夹，将文档上载到此智能文件夹，并指定文档类型，输入属性值，系统将根据文档的属性值自动将其归档到智能文件夹规则所指定的文件夹下。智能文件夹规则是以自定义属性为基础动态定义文档归档条件和目标文件夹，通过对自定义属性进行判断，得出是否复合条件以及是否存在要归档的文件，进而产生相应的归档行为。

TrueDM知识管理软件能够将文档与相关文档、图纸及附件进行连接管理，比如研究报告和参考文献之间建立连接，易于用户找到相关信息。

TrueDM知识管理系统通过创建人员、创建时间、文档类型、位置、状态等的分析，可获得如下信息：
员工的知识贡献度，可激励知识贡献
用户访问情况的分析

通过各个时间段、各用户对知识库各个部分的访问情况的分析，获得：
哪些文档受欢迎
哪些人员经常使用文档等信息
系统的整体使用情况
各个月的访问情况变化